COMPUTER ΓΙΑ ΟΛΟΥΣ
126
H E L P D E S K
ρόλεπτα, μετά το πέρας των
οποίων μπορούμε να αλλάξου-
με και πάλι θέση στο jumper ή
να ξανατοποθετήσουμε την
μπαταρία. Όταν ανοίξουμε και
πάλι τον υπολογιστή μας, θα
μας καλωσορίσει η... ευχάριστη
(
αλλά αναμενόμενη) έκπληξη
της... παντελούς απουσίας κά-
ποιας αίτησης κωδικού!
Πριν να προχωρήσετε στην
όλη διαδικασία, θα πρέπει να
σας προειδοποιήσουμε για έναν
αστάθμητο παράγοντα, που
μπορεί να επιφέρει σημαντικό-
τατα και άκρως αρνητικά αποτε-
λέσματα: μετά το reset του
BIOS θα πρέπει οπωσδήποτε να
μπείτε σε αυτό και να ρυθμίσετε
από την αρχή όλες τις παραμέ-
τρους λειτουργίας του υπολογι-
στή. Βλέπετε, η διαγραφή των
ρυθμίσεων του BIOS δεν εξα-
φανίζει μόνο τον κωδικό αλλά
και όλες τις ρυθμίσεις που έχει
εισάγει ο χρήστης. Για να μη
δείτε, λοιπόν, τον υπολογιστή
σας να δουλεύει με μειωμένες
επιδόσεις και για να διασφαλί-
σετε την ομαλή λειτουργία του
συνολικού hardware σας, μπείτε
στον κόπο να αφιερώσετε ένα
δεκάλεπτο στην εξαρχής ρύθμι-
ση αυτών των παραμέτρων.
ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΗ ΣΕ
ΚΟΥΜΠΙ
Αγαπητό περιοδικό
Έχω μια μικρή εται-
ρεία με ρούχα. Επίσης, έχω
πέντε πωλητές οι οποίοι
έχουν συγκεκριμένο πελατο-
λόγιο (μαγαζιά λιανικής).
Εγώ παρακολουθώ τις πωλή-
σεις τους σε ένα φύλλο
Excel. Το φύλλο αυτό, όσο
περνάει ο καιρός γίνεται όλο
και πιο πολύπλοκο και δύ-
σκολο να εξαγάγω συμπερά-
σματα. Αυτό που θα ήθελα
ιδανικά θα ήταν με ένα κλικ
να μπορώ να βλέπω τις πω-
λήσεις του καθενός, τόσο
ανά πωλητή, όσο και ανά εί-
δος, τζίρο κ.λπ. Έχω προ-
σπαθήσει να βάλω διάφορα
φίλτρα στο Excel μου ή να
ταξινομήσω τα δεδομένα, αλ-
λά το αποτέλεσμα δεν είναι
αυτό που θέλω. Μπορείτε να
με βοηθήσετε;
Με εκτίμηση
Παναγιώτης Αναστασό-
πουλος
Το ιδανικό θα ήταν να
μας στέλνατε το Excel
σας για να δούμε ακριβώς τα
δεδομένα που έχετε καταχω-
ρήσει καθώς και το τι θέλετε να
κάνετε. Ωστόσο, η περίπτωσή
σας –δηλαδή ένας πίνακας με
πωλητές, αντικείμενα, τζίρο
κ.λπ.– είναι συνηθισμένη και για
αυτό το λόγο το Excel έχει έτοι-
μο το εργαλείο για αυτή τη
δουλειά. Το εργαλείο λέγεται
Μερικά Αθροίσματα
(
SubTotals). Για να δουλέψει
σωστά το συγκεκριμένο εργα-
λείο θα πρέπει τα στοιχεία του
πίνακα να είναι καταχωρημένα
με συγκεκριμένο τρόπο.
Το πρώτο βήμα για να δημι-
ουργήσετε Subtotals λοιπόν, εί-
ναι να ταξινομήσετε τον πίνακά
σας με βάση τη στήλη από την
οποία θέλετε να πάρετε τα
αθροίσματα. Στη δική σας περί-
πτωση υποθέτουμε ότι είναι τα
ονόματα των πωλητών. Επίσης,
καλό είναι να υπάρχει στην
πρώτη στήλη ένας αύξων αριθ-
μός, και αυτό για να μπορείτε
να επιστρέψετε στην αρχική κα-
τάσταση του πίνακα. Κάντε κλικ
στον πίνακά σας και επιλέξτε
Δεδομένα>Ταξινόμηση. Από το
παράθυρο διαλόγου Ταξινόμη-
ση, θα πρέπει να προσέξετε να
είναι επιλεγμένο το κουτάκι Τα
δεδομένα που έχουν κεφαλί-
δες (Header Row), προκειμέ-
νου να μην περιληφθούν στην
ταξινόμηση οι τίτλοι των στη-
λών του πίνακα. Από το πεδίο
Ταξινόμηση κατά (Sort By) επι-
λέξτε «Ονοματεπώνυμο» και
πατήστε ΟΚ. Ο πίνακάς σας
έχει ταξινομηθεί κατ’ αλφαβητι-
κή σειρά με βάση το όνομα του
πωλητή.
Στην ίδια καρτέλα της κορδέ-
λας επιλέξτε Μερικό άθροισμα
(
Subtotals). Στο σημείο αυτό θα
πρέπει να προσέξετε να δώσε-
τε τις σωστές παραμέτρους.
Έτσι, στο πεδίο In Every
Change In επιλέξτε τη στήλη
«
Ονοματεπώνυμο». Στο πεδίο
Use Function επιλέξτε τη συ-
νάρτηση Sum, αφού θέλετε να
βγάλετε το άθροισμα των πω-
λήσεων των υπαλλήλων σας,
και, τέλος, στο πεδίο Add
Subtotal to επιλέξτε τι θέλετε
να αθροίζετε. Εμείς επιλέγουμε
τη στήλη με τις πωλήσεις.
Αφού όλα είναι σωστά, πατήστε
EXCEL
Ο
ι μακροεντολές δεν είναι τίποτε άλλο
από μία καταγραφή των κινήσεων του
χρήστη. Έτσι, μια πολύπλοκη διαδικασία
μπορεί να επαναλαμβάνεται «τρέχοντας»
απλώς τη συγκεκριμένη μακροεντολή. Εάν κά-
ποιος γνωρίζει Visual Basic, μπορεί να προχω-
ρήσει ένα βήμα παραπέρα με την επεξεργασία
των μακροεντολών που έχει φτιάξει σε επίπε-
δο κώδικα. Για το σκοπό αυτόν όλες οι εφαρ-
μογές του Office διαθέτουν ενσωματωμένο
έναν Visual Basic Editor.
Προτού ξεκινήσετε να καταγράφετε μία μα-
κροεντολή, θα πρέπει από πριν να γνωρίζετε
επακριβώς τις κινήσεις που θα κάνετε. Όπως
έχουμε αναφέρει, το παράδειγμά μας απαιτεί
τη χρήστη των Subtotals. Επιλέξτε, λοιπόν, την
καρτέλα Προγραμματιστής. Εκεί πατήστε το
Καταγραφή μακροεντολής.
Στο επόμενο παράθυρο θα πρέπει να δώσε-
τε ένα κατάλληλο όνομα στη μακροεντολή
σας, καθώς και να επιλέξετε πού θέλετε να
αποθηκευθεί. Εάν επιλέξετε
Αυτό το βιβλίο εργασίας, η μακροεντολή θα
είναι διαθέσιμη μόνο στο συγκεκριμένο φύλλο
του Excel. Εάν θέλετε, μπορείτε να δώσετε και
ένα συνδυασμό πλήκτρων για τη μακροεντολή
σας.
Πατήστε ΟΚ και η καταγραφή των κινήσεών
σας ξεκινά. Υπενθυμίζουμε για άλλη μία φορά
πως θα πρέπει να γνωρίζετε πολύ καλά τι θα
κάνετε, επομένως καλό είναι να δοκιμάσετε τη
διαδικασία χωρίς την καταγραφή της σε μακρο-
εντολή, ώστε να διαπιστώσετε ότι όλα είναι
όπως τα θέλετε.
ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΕΣ
